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海委多措并举强化水利档案工作规范化管理

2016-09-23

  中国水利网站9月22日讯 (记者 陈磊 通讯员 王凡)近年来,海委积极通过夯实发展基础、规范业务流程、加强创新引领等措施不断强化水利档案工作规范化管理,取得了显著成效。今年,水利部办公厅印发文件授予海委“水利档案工作规范化管理特级单位”荣誉称号,标志着海委档案管理事业开启了新的篇章。

  全面夯实事业发展基础

  海委从发展规划、人才培养、硬件保障、制度建设等方面全面夯实事业发展基础,为推进档案工作规范化管理提供了坚实保障。

  为做好档案事业发展的顶层设计,海委专门编制了《海委档案事业发展规划(2013~2020)》。“编制思路清晰、目标明确、任务具体、内容全面、重点突出,在水利行业具有开创性、引领性和示范性作用”,这是国家档案局、水利部有关专家对《海委档案事业发展规划(2013~2020)》的评价。

  长期以来,海委将档案管理人才培养作为人才队伍建设的重要内容,积极在业务培训、行业交流等方面创造条件、搭建平台。目前,海委机关共有档案专兼职人员37人,全部通过了专业技术培训。2014年海委海河档案馆与天津师范大学文学院共同建立了大学生专业实践教学基地,促进了和高校间的人才与技术交流合作。另外,为促进先进管理模式在各基层单位推行,海河档案馆还专门设立了交流岗位方便下属单位工作人员来委观摩学习。

  海河档案馆档案专业用房面积达1070平方米,其中库房面积670平方米,各库房均安装了“九防”设施,配备了密集架、目录柜等专业柜架。良好的硬件设施为档案集中、统一、规范管理奠定了坚实基础。

  2012年以来,海河档案馆对部分档案工作规章制度进行了制修,形成了以《海河水利委员会档案管理办法》为核心的规章制度12个,内部管理制度7个,形成了完善的档案工作规章制度体系。

  规范开展各项业务工作

  根据海委工作实际,海河档案馆按档案性质分为文书档案、科技档案、会计档案、音像档案、实物档案、电子档案等类型。走进档案库房,能看到专业柜架排列整齐、分布合理,各类档案材料码放有序、装订整齐,案卷组卷规范合理、标识清晰。在日常工作中海河档案馆严格做到“三分开”,借阅室、整编室、数字化室、消毒间、修复室等多个功能业务用房一应俱全,以满足各种业务需求。工作人员还要定期检查档案安全和保管情况,确保无事故隐患。对于已发生破损、褪变的永久或长期档案,结合档案数字化工作进行必要的修补。

  从事档案工作经常与涉密档案打交道,对于涉密档案的保管是各项工作中的重中之重。“专人收集、独立存放、严格流程”是海河档案馆多年来遵循的基本原则。最近几年还对密集架进行了保密改造,完善了门禁、红外监测、视频监控、气体灭火等系统,为涉密档案保管加上了“多保险”。

  海河档案馆每年都会召开年度归档工作会议,举办档案专业技术培训,有效提升了全委系统档案管理水平。此外,海河档案馆还积极参与到各基建项目的建设管理中,坚决把好工程项目档案的质量关。

  创新引领档案管理新篇

  海河档案馆非常注重档案与信息化的同步发展,目前已初步建成海委档案管理系统、文书档案电子文件数据库、重要文件材料内容级识别全文库,以及科技、会计、音像、实物等专项题录数据库,实现了电子档案的在线收集、整编、归档及查询利用。自2008年开展馆藏档案的数字化加工工作以来,已基本完成了全部文书档案的电子化扫描,形成信息条目近22万条、电子档案96万页。同时,加紧建设内容级识别的档案全文数据库,开展U-MATIC制式音像档案的数字化加工,为档案利用效率的进一步提升提供了有力的数据支撑。

  在依托信息化管理系统实现在线查阅的同时,海河档案馆创新了条形码管理模式,进一步提高了提供利用服务的效率。经统计,海河档案馆年平均接待查阅利用及咨询服务约1500人次、4000卷/件次、复制6000页,效益显著。

  下阶段,海委将继续以规章制度、资源体系、信息化建设等为重点,全方位提升自身档案工作规范化管理水平,同时加强监督指导,带动全委系统档案管理整体水平的提升。

  来源:中国水利网站 2016年9月22日

陈磊 王凡
责任编辑:陈帅


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